Cara-cara untuk membuat ToC, LoF, LoT secara automatik - updated version

Assalamualaikum;

Sebenarnya, dah buat satu entri untuk cara-cara kita nak buat ToC, LoT, LoF, etc secara automatic (rujuk di sini). Alhamdulillah, dengan tunjuk ajar beberapa kawan2, serta cubaan untuk mengedit thesis kawan2, brjaya juga menyiapkan manual pengguna (kununnyaaaaa laaaaaa) yang updated version punya. so, kepada yang inginkan soft copy, silalah email kepada saya di jep1305@yahoo.com. InsyaAllah, saya akan bekalkan kalian dengan softcopy tersebut (kalau malas nak jengah blog ni lah).

selamat mencuba....

------------------------------------------------------------------------------------

Cara-cara nak buat Table of Contents (TOC), List of Figure and List of Table secara automatic.

Membuat Heading bagi semua tajuk chapter, sub-chapter, sub sub-chapter dan seterusnya

Kalau nak mudah, semua chapter dalam fail yang berasingan.

1. Kene buat level of chapter sebelum nak buat TOC secara automatic. Untuk nama chapter, contohnya chapter one, highlight keseluruhan tajuk chapter one, kemudian klik kat tab reference. Belah kiri sekali, ada bahagian untuk table of content. Klik add text, amik level 1.
2. Untuk ‘anak2’ chapter one, contohnya, 1.1 introduction, step yang sama jugak macam kat atas. Tapi kali ni add text untuk level 2 sebab yang ni level kedua.
3. Untuk ‘cucu2’ chapter one, contohnya 1.1.1 level of words, langkah yang sama kecuali add text tekan level 3. Dan begitulah seterusnya. Tapi sebaiknya, level tak boleh lebih daripada 3.
4. Sekiranya tulisan (font) berubah (kebiasaannya akan berubah sebab ‘default’ yang telah dibuat dalam MS Office. Edit balik menggunakan ‘home’ tab.

Menggabungkan fail-fail chapter

Kita perlu menggunakan fungsi ‘insert file’ untuk menggabungkan fail-fail yang ada. Sebelum menggabungkan fail-fail chapter, terlebih dahulu perlu memastikan function ‘insert file’ berada dalam senarai tool bar.

Sekiranya tool bar untuk fungsi ‘insert file’ tidak ada, turuti langkah2 berikut:

1. Di sebelah kanan ‘office button’, terdapat satu anak panah kecil. tekan anak panah tersebut dan akan keluar seperti gambarajah di bawah.
   

   
2. Klik pada more commands.
   

   
3. Cari ‘insert file’ kemudian tekan add (disusun secara alphabetical order, cari yang bermula dengan insert). Tekan OK, dan fungsi insert file akan berapa disebelah office button tadi (bertanda kuning).
   

   

Menggabungkan fail-fail chapter.

1. Halakan kursor ke perkataan terakhir chapter, ambil tab ‘page layout’. Ambil break. Ambil ‘next page’.
   

   
2. Secara automatic, kursor akan berada dimuka surat berikutnya.
3. Ambil ‘insert page’, pilih chapter yang ingin dimasukkan.
   

   
4. Sekiranya ingin memasukkan chapter sebelumnya, halakan kursor pada awalan huruf chapter tadi. Ambil page layout, tekan break, kemudian amibil page break. secara automatic, kursor akan berada dimuka surat sebelum chapter yang telah sedia ada tadi. Masukkan chapter yang tertinggal tadi seperti di langkah c.

Kebaikan menggunakan ‘page break’.

1. Bila nak print or ada perubahan pada setiap chapter, chapter yang berada dibawah chapter yang telah berubah tadi TIDAK akan lari kedudukannya (iaitu, berada dimuka surat yang baru).
2. Untuk header n footer, kita boleh ubah tanpa melibatkan perubahan pada keseluruhan chapter. Contohnya, untuk perbezaan header antara chapter one n two.
3. Untuk membuat perubahan muka surat terutamanya muka surat yang menggunakan nombor roman (i, ii, iii, …..) dan muka surat yang menggunakan nombor biasa (1, 2, 3….).

Configure List of table (LOT), List of Figure (LOF)

Sebelum memasukkan LOT dan LOF, kita perlu set terlebih dahulu tables dan figures yang ada dalam teks sebenar.

Configure List of Table (LOT)

1. Highlight kan table tersebut, klik kanan dan ambil insert caption.
   

   
2. Klik new label. Masukkan tulis ‘table 1. (kene ada titik lepas 1 tu. Kalau tak, numbering dia akan salah)’. Klik OK. Sekiranya table berada di chapter 2, maka new label akan menjadi Table 2. Sekiranya chapter 3, maka new label akan menjadi Table 3. Kesimpulannya, new label adalah untuk menamakan label-label yang baru yang tiada kaitan dengan label seterusnya.
   

   
3. Sebelum menekan OK, pastikan bahawa ‘position’ table tersebut adalah betul seperti yang anda mahu. Sama ada  di bawah table, atau di atas table. kebiasaannya, caption untuk table berada di atas table.
4. Masukkan caption table tersebut. Secara automatic, caption untuk table 1.1 beserta nama table telah dimasukkan di atas table tersebut. Edit font bagi caption tersebut dengan cara biasa. iaitu, highlight, tekan siaz font, jenis font, dan sebagainya.
   
   
   
   
   
   
   
   
5. Untuk tables yang seterusnya yang berada dalam chapter yang sama, langkah yang sama juga dilakukan, kecuali, tidak perlu klik pada ‘new label’. Cukup sekadar, insert caption, dan automatic, numbering caption akan menjadi automatic jadi Table 1.2, Table 1.3 dan seterusnya.

Configure List of Figures

Untuk list of figure, step yang sama juga perlu diikuti. Syaratnya, setakat yang diketahui, hanya gambar yang dimasukkan (paste) ke dalam word sahaja yang akan ada ‘caption’ bila gambar tersebut diklik kanan. Kalau gambar yang dilukis straightforward dalam word, dah cuba (walaupun buat group), bila klik gambar tersebut, takde caption.

Ada kebaikan jika menggunakan gambar yang di’paste’. sekiranya gambar tersebut terlalu besar, sekiranya kita paste, ia tetap akan menjadi satu page. Berlawanan sekiranya kita melukis terus di atas word. Berkemungkinan gambar tersebut akan terpecah di muka surat berikutnya.

sekiranya telah melukis secara terus di dalam word, ‘select all’ gambar tersebut, kemudian group kan. Tekan copy, paste pada MS Excel. Copy kembali daripada MS Excel, paste kembali ke word. Saya menggunakan MS Excel kerana lebih mudah terutamanya sekiranya banyak menggunakan anak-anak panah (banyak membuat flowchart).   Untuk graf yang di import dari MS Excel, gambar tersebut akan ada caption. Jadi jangan risau. Dipendekkan cerita, pastikan yang berada di MS Word adalah dalam bentuk gambar supaya senang dimasukkan caption. So, terpulanglah nak buat camana.

Memasukkan caption pada figures.

1. Select figure, klik kanan dan ambil caption, tekan new label, tulis kat ruangan new label tu, ‘Figure 1.’ (bergantung kepada gambar tersebut ada dalam chapter berapa). Pilih drop down button untuk position. Tekan OK.
   

   
2. Untuk figures yang seterusnya yang berada dalam chapter yang sama, langkah yang sama juga dilakukan, kecuali, tidak perlu klik pada ‘new label’. Cukup sekadar, insert caption, dan numbering caption automatic jadi Figure 1.2, Figure 1.3 dan seterusnya.

Mengemaskini figures dan Tables

Untuk pengemaskinian figures dan tables di dalam teks thesis atau dissertation, ada beberapa kes yang dikenal pasti. Iaitu;

Memasukkan table atau figure yang baru,

• masukkan sahaja table atau figure yang baru tadi.
• klik pada table atau figure, klik kanan, insert caption.
• masukkan nama caption.
• numbering table/figure yang berada di bawahnya, secara automatik akan berubah.

Memadamkan table atau figure yang sedia ada

• Numbering table/figure yang berada di bawahnya, tidak akan berubah secara automatic.
• padam table/figure yang hendak dipadam
• pergi ke table/figure seterusnya.
• Highlight caption table/figure tersebut.
• klik kanan
• klik update table/figure (numbering table/figure akan terkemaskini secara automatic) .
• habiskan untuk keseluruhan table/figure yang berada dalam chapter yang sama.

 Memasukkan TOC, LOT, LOF ke dalam file thesis.

Memasukkan Table of Contents (TOC)

1. Letak cursor dipermulaan huruf  chapter one. Tekan tab page layout, amibil break. Automatic chapter one akan turun ke bawah (seperti di 1.2.2.(d)).
2. Halakan kursor ke muka surat yang atas.     
3. Ambil tab references, klik pada Table of Contents (kiri sekali) dan ambil automatic.

Mengemaskini TOC

1. Sekiranya terdapat sebarang kesalahan (ejaan, numbering dsb), betulkan dibahagian text dalam chapter. Kemudian, halakan kursor kembali pada TOC. Klik kanan, update field, update entire table.
2. Step yang sama juga digunakan sekiranya memasukkan topic atau sub-topik atau sub sub-topik yang baru (dengan syarat, topic tersebut telah dibuat references, add text, level 1, or 2, or 3).

Kesilapan dalam TOC

1. Sekiranya dalam TOC termasuk text yang sepatutnya tidak berada dalam TOC (seperti gambar di bawah), highlight kan text tersebut (yang mana tidak dikehendaki masuk dalam TOC) di dalam text asal.
   

   
2. Ambil references, ambil add text, ambil ‘do not show in table of contents’.
   

   
3. Bawakan kursor kembali ke Table of Contents, klik kanan, update filed, update entire table. TOC anda akan menjadi seperti yang dikehendaki.

Hint: Bagi memudahkan untuk menjejaki text manakah yang termasuk dalam TOC, halakan kursor ke text dalam TOC yang tidak dikehendaki, tekan papan kekunci ctrl+click pada taxt yang tidak dimahukan tadi. Secara automatic, kursor akan ke text yang tidak dimahukan tadi di dalam text penuh).

Memasukkan List of Tables (LoT) dan List of Figures (LoF).

Proses untuk memasukkan LoT dan LoF adalah lebih kurang sama sahaja.

1. Untuk memasukkan muka surat LOT ngan LOF, halakan kursor pada perkataan terakhir dalam TOC, atau perkataan  pertama chapter 1 (di mana LOT dan LOF hendak dimasukkan, disitulah diletakkan kursor tesebut. Seperti dalam 1.2.2. (d)).
2. Amik page layout, klik breaks, klik next page.
3. Halakan kursor ke muka surat yang baru.
4. Ambil tab ‘references’ (nombor 1)
5. Ambil ‘insert table of figures’ (nombor 2)
6. Klik pada drop down button ‘tab leader’ (jarak antara tajuk/caption Figures/Table dengan muka surat, perlukan titik-titik atau kosong sahaja – seperti dalam rajah) (Nombor 3)
   

   
7. Klik pada caption label. Pilih Figure atau table yang hendak dimasukkan (nombor 4).  
8. Klik OK (nombor 5).

Hint: Disebabkan kita nak masukkan semua table ngan figures tuk semua bab, maka, setiap ini perlu diulang berkali-kali sehingga selesai semua figure/table dalam setiap bab.

Memasukkan LoT, LoF, LoA, ToC, etc ke dalam senarai ToC

1. Highlight kan tajuk LoT, LoF, LoA, ToC, References (dan segala tajuk yang ingin dimasukkan dalam ToC).
2. Ambil tab references.
3. Klik add text.
4. Klik Level 1
5. Update ToC.

Memasukkan muka surat

1. Untuk memasukkan muka surat, ambil tab insert, ambil tab header and footer, tekan page number.
2. Pilih di manakah hendak meletakkan muka surat tersebut (atas kiri/kanan/tengah atau bawah kiri/kanan/tengah).

Mengubah nombor muka surat untuk nombor roman

1. Halakan kursor ke muka surat yang hendak di ubah.
2. Ambil tab insert (1), ambil tab footer (sekiranya muka surat di bawah) atau header (sekiranya muka surat di atas) (2), kemudian klik pada edit footer/header (3).
   

   
3. Akan keluar satu tab baru – design.
4. Highlightkan muka surat tersebut (yang hendak kita tukar ke nombor roman).
5. Klik pada ‘link to previous’. yang ni akan hilangkan pertalian antara muka surat sebelum dan muka surat selepas.
   

   

Hint: Bagi memastikan bahawa kedua-dua muka surat ini (sebelum dan selepas) boleh dipisahkan, page break diperlukan. Sekiranya tidak boleh dipisahkan, section pada muka surat sebelum dan selepas adalah sama (seperti dua gambar di bawah). 

SECTION TIDAK SAMA, MAKA BOLEH DIUBAH MUKA SURAT SEBELUM DAN SELEPAS.

SECTION SAMA, MAKA TIDAK BOLEH DI UBAH MUKA SURAT SEBELUM DAN SELEPAS. PERLU MENGGUNAKAN PAGE BREAK.

      6.   Ambil page number, klik pada format page number.

      7.   Di drop down button page number format, pilih roman number.

      8.  Di menu page numbering, pilih continue from previous section, atau, 'start at'…

Hint: untuk memudahkan kerja,, sekiranya ingin mengubah muka surat yang seterusnya dengan format yang sama, hanya perlu menekan button ‘continue from previous section’. Contohnya, sekiranya, selepas TOC, untuk muka surat LOT, LOF, LOAbreviation, etc, hanya perlu tekan ‘continue from previous section’.

Mengubah header n footer untuk bahagian2 atau chapter2 tertentu.

1. Adakalanya, kita perlu mengubah tajuk-tajuk yang diletakkan disetiap header. Contohnya, chapter one: introduction di dalam semua muka surat yang berada dalam chapter one. Manakala, untuk chapter two: literature review, untuk semua muka surat yang berada dalam chapter two.
2. Untuk mengubah header atau footer, secara umumnya, cara yang sama perlu dilakukan seperti mengubah format muka surat (roman atau no biasa) seperti di atas. Iaitu;
• Edit header atau footer.
• Halakan kursor ke muka surat yang kita ingin ubah (Nombor 1).
• klik ‘link to previous’ – menghilangkan pertalian dengan muka surat sebelumnya (nombor 2).
• Betulkan header tersebut (Nombor 3).
• klik ‘close header and footer’.

Hint: sama seperti perubahan muka surat tersebut, pastikan bahawa section sebelum dan selepas adalah berbeza.

tuanpunyablog: semoga bermanafaat untuk semua dalam memudahkan kerja kita untuk pengurusan dokumen yang panjang. inginkan softcopy, email saya di jep1305@yahoo.com. kalau saya tak reply tu, mungkin email tu masuk spam, please email me again... selalunya memang saya reply email tersebut.